Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: Soluciones Integrales de Tecnología y Gestión Pública S.A.S. (SIT-GP).
• NIT: 000000000-0. Domicilio: Ciudad de ejemplo. Dirección: Dirección de ejemplo.
• Correo para temas de datos personales: datos@sitgp.example. Teléfono: +57 000 000 0000.

2. Datos que tratamos

De las personas que usan el portal (funcionarios de los clientes y equipo de SIT-GP):

• Identificación y contacto: nombre y correo electrónico institucional.
• Datos de la cuenta: rol, empresa o entidad a la que pertenece, fecha de creación.
• Seguridad: contraseña (guardada solo de forma cifrada e irreversible), vinculación del segundo factor de autenticación y códigos de recuperación (cifrados).
• Registros de actividad: ingresos, intentos fallidos, salidas, cambios de contraseña o de segundo factor, dirección IP y navegador usados, y las acciones hechas en el portal (entregar un archivo, revisar o validar un mes), con fecha y hora.

Dentro de los reportes que entregan los clientes: la información que cada cliente decide cargar para calcular sus indicadores. Puede incluir datos de terceros (por ejemplo, nombre o identificación de un proveedor o beneficiario). SIT-GP los trata por cuenta del cliente y solo para prestarle el servicio contratado.

No solicitamos datos sensibles ni datos de niñas, niños y adolescentes. Si un reporte los trae, se tratan solo en la medida en que el cliente los entregue y con las restricciones de la ley.

3. Finalidades

1. Crear y administrar las cuentas de acceso, y verificar la identidad al ingresar (contraseña y segundo factor).
2. Recibir, validar y guardar los reportes mensuales; calcular los indicadores; preparar los informes y el observatorio del cliente.
3. Dejar trazabilidad de quién hizo qué y cuándo, para que cada cifra pueda explicarse y para detectar y responder a incidentes de seguridad.
4. Enviar avisos sobre el servicio (fechas de entrega, revisión, validación, recuperación de contraseña).
5. Hacer copias de respaldo para poder recuperar la información ante una falla.
6. Cumplir obligaciones legales y contractuales, y atender requerimientos de autoridades competentes.

No vendemos ni cedemos datos personales, ni los usamos para publicidad.

4. Derechos de los titulares

Toda persona cuyos datos tratemos puede:

• conocer, actualizar y rectificar sus datos;
• pedir prueba de la autorización que dio;
• saber cómo se han usado sus datos;
• revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos;
• acceder gratis a sus datos;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante SIT-GP.

5. Cómo ejercerlos

• Canal: correo a datos@sitgp.example con el asunto «Datos personales», indicando nombre, correo de la cuenta, qué pide y, si es un reclamo, los hechos y documentos de soporte.
• Área responsable: el equipo de SIT-GP que atiende el correo datos@sitgp.example.
• Consultas: se responden en máximo 10 días hábiles; si no es posible, se informa el motivo y se responde en máximo 5 días hábiles más.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en máximo 15 días hábiles; si no es posible, se informa el motivo y se responde en máximo 8 días hábiles más. Si el reclamo está incompleto, se pide completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta, se entiende que se desistió.
• Cuando los datos vienen en los reportes de un cliente, la solicitud se traslada al cliente, que es el responsable, y SIT-GP le ayuda a responderla.

6. Seguridad

Medidas técnicas actuales:

• acceso solo con contraseña y segundo factor para todos los usuarios;
• conexión cifrada (HTTPS);
• una base de datos separada por cliente;
• cuentas de solo lectura para los cálculos;
• registros de auditoría que no se pueden modificar;
• revisión del contenido real de cada archivo;
• copias de respaldo diarias guardadas también fuera del servidor y probadas cada mes.

7. Transferencias y transmisiones

Usamos proveedores de infraestructura en la nube para alojar el portal y sus archivos y para enviar los correos del servicio. Solo procesan los datos para prestarnos ese servicio. Algunos pueden guardar la información fuera de Colombia; en ese caso aplicamos las reglas de transferencia y transmisión internacional de la Ley 1581.

8. Conservación

Los datos se conservan mientras dure la relación con el cliente y el tiempo adicional que exijan la ley o el contrato.

9. Cambios

• Cualquier cambio importante de esta política se avisará en el portal antes de aplicarse.
• Esta política rige desde el 13 de noviembre de 2026 y mientras SIT-GP trate datos personales.